知识经济时代物业管理的信息安全职责
随着经济的飞速发展,改革开放的不断深入,物业管理已从简单的小区物业管理迈向了对高效益、高科技物业的全方位管理。物业管理的安全管理工作职责也从 “四防”--扩展为“五防”,即在“治安管理、消防管理、停车场管理、防自然灾害”的基础上添加了“对高新企业的信息安全管理”,信息安全管理已逐渐成为当今物业管理的一个重点领域。因此,在物业管理中如何才能最大限度地做好对企业信息安全的防范,成为一个值得研究与探讨的领域。
对于信息安全的管理将是企业安全管理的一项重要内容。近日,从《南方都市报》上偶见一篇报道,北京市林果所花了10年心血投资40万元的科技项目——珍稀葡萄,由于未加设必要的保护措施,竟在成果即将问世之际被几个馋嘴的民工坏了大事,被4个民工偷摘了20株,使这重要的科研成果几乎毁于一旦,给国家带来了重大的损失。这一事件充分说明,科技的发展已成为衡量一个国家综合国力的重要组成部分,而对科研成果的有效保护也就越来越成为一项不容忽视的问题。“商场如战场,胜败近在咫尺”。随着中国加入世贸,市场竞争日趋激烈,作为商场核心武器——“商业机密,信息安全”,窃取活动更加猖獗,手段更加多样化,载体更加微型化,因此最大限度地保护好企业的信息安全已成为各个企业的防范重点,生存之道。
根据多年所从事物业管理的经验,同时合乎时代潮流的发展趋势得出,现在的安全管理应该本着从“技防”出发,以“技防”为主,以“人防”为辅的工作思路。将“技防”和“人防”紧密结合的指导思想贯穿到日常安全管理工作的始终,只有这样才能达到最佳的效果,有效地保障企业的信息安全。本文将着重从这两方面来阐述如何做好物业安全管理中的——信息安全管理。
一、技术防范
要做好企业的信息安全管理,首要条件是在楼体建筑内外安装先进的“技防”设备,如红外线报警系统,闭路电视监控系统、电子报警锁系统、IC卡门禁系统、楼层巡更系统等等,由这些技防设施组成“技防”的道道屏障。
(一)红外报警系统
报警系统是除视频防范外的一个重要防范系统,通过设置报警点探头和对应防区,对重要的区域进行设防,代替安全管理人员的看守,形成对防区的不间断保护。报警系统作为安全管理系统管理平台下的子系统之一,通过各种方式的信号采集形成报警信号,集中管理各种报警信号与输出控制信号的联动及逻辑关系并进行防区管理;同时,作为闭路电视监控系统中的组成部分与之建立联动关系。在视频图像、报警输入、输出三者之间建立统一、协调、联动的整体关系。一般情况下,做好安全防范的首要“技防”设施是周界围墙的红外报警装置系统。为了有效地防止不法分子通过周界围墙随意进入企业进行不法活动,应该在整个建筑周界围墙上安装红外线报警装置,通过中控室闭路电视监控系统的监控,当发现人员擅自翻越围墙闯入时红外报警系统将报警,通过中控室监控电视的显示,能及时发现目标,通过中控室和值班人员的紧密配合、统一调度,指挥周界外围机动巡逻人员和内部巡逻人员进行拦截,利用“技防”与“人防”的有机配合,有效地把好第一道关口。
(二)闭路电视监控系统
闭路电视监控系统包括摄像机、显像屏、讯号输出线路、录像机等,是“技防”设备的第二道屏障。为了能有效地对所管辖区域进行监控,最好的方法就是在各外围主要出入口、楼层内部通道口和一些重要场所均安装球型摄像头或半球型摄像头。在中控室安装闭路电视监控系统,通过电视进行24小时监控并根据工作需要对一些重要场所进行录像,将录像资料进行保存,日后用于备查,以保证资料的可追溯性。进行录像时需注意以下要点:
1、所有录像带列有清单,监控中心设专柜保存录像带,并加锁予以管理。
2、建立录像带的使用、借用审批制度,出入有记录,由监控中心值班员负责管理。
3、录像资料保留时间可根据企业信息安全的不同设立一定的预存期,作为原始资料随时备查,满时后进行刷新。
4、监控室可加设二台备用录像机,以保证录像的不间断性。
5、每天定时进行录像带的更换,在更换时通知安全管理人员加强巡逻,确保安全。
(三)电子报警锁系统
“技防”设施的第三道屏障为电子报警锁系统,为了有效地控制企业内部员工的出入,根据近几年的物业管理经验及参照一些高科技企业的做法。一般情况下,一幢楼体只留下一至两个主要出入口,其余楼体内的消防通道出入口均可安装电子报警锁。该锁具有的功能是,在正常的情况下未经允许凡推开此门进出,该电子报警锁将发出报警声响,中控室监控设备中能很快发现其所在区域,然后通过人员的紧密配合,及时掌握有关情况,有效地防止了内部人员未经检查而将企业的信息机密带出工作区域。在发生突发事件时这些通道就作为紧急疏散通道正常使用,这也是做好信息安全的一道有效技防屏障。
(四)IC卡门禁系统
随着电子科技市场的日益发展,卡的使用已经逐渐普遍,为此越来越多的企业楼层内的门也可安装IC卡门禁系统。IC卡门禁系统主要由门禁主控制器、门禁辅控制器、读卡感应器、电控锁、开门按键、门状态监控门磁、紧急按钮等组成,其工作原理是由主控器(A300)通过辅控制器(U1200)及相应的控制设备及相应控制设备实现各种方式的门禁控制。门禁卡发给员工之初,可根据实际工作情况在卡上设置一定的权限,对符合进入该区域的人员开通进入权限,对不允许进入的内部企业员工未开通该进入权限。对一些重要办公场所如:实验室、机要室、储存室等,可以设置双重门禁,公共通道设立一道,重要场所再设立一道,这样也有效地防止了信息在内部的随意流失,无形之中增强了企业信息安全的保密性,这是“技防”设备中的第四道屏障。
(五)楼层巡更系统
“技防”设备中的最后一道屏障为楼层巡更系统。企业可以根据实际工作需要,加强保密措施,可以在重要、机密的楼层内安装巡更系统,巡更系统中主要巡更站要开展工作,巡更站采用巡更钥匙开关的方式,安全管理人员通过专用巡更钥匙,旋转开关挚,给巡更系统送出巡更信号,由巡更信号采集器通过服务器连接,送到主机电脑作出判断和处理。巡更系统与人防体系有机的结合,一方面可以提高安全管理人员的工作效率,另一方面又有利于及时发现问题,同时电脑储存记录,随时备查。
二、人员防范
众所周知,人是地球命运的主宰者。虽然科技发展至今,但就目前而言,任何高效的“技防”设备,“技防”手段还是需要依靠人员的有效维护、正确操作,有效实施等手段来维持运行,再加上有的方面也必须通过人员有效的“人防、物控”,方能最大限度地发挥出“技防”设备的威力,为物业安全管理服务。
(一)对非企业员工的信息安全管理
为了防止非企业员工进入信息安全防范等级较高工作区域,可以将需进入的非企业员工名单,实行事先向企业特定部门审批,取得进入资格后,将允许进入名单事先通过相关途径转发给物业安全管理人员。物业公司安全管理人员根据所提供名单详细核对相关有效证件,并留下该有效证件的复印件存档,然后给其办理相应的进入证件,确定所必须进入的相关区域,由在该工作区域内的企业员工负责接待并全程陪同,同时还要求接待员工增强对企业信息安全的保护意识,并负责接待途中的相关信息安全的保护。
(二)企业员工的信息安全管理
做好企业内部员工的信息安全管理是一件较为复杂并且难度较大的事情。目前尚未找到绝对有效的控制方法,一方面只有加强内部员工的信息安全的保护意识,同时可通过宣传栏多做宣传;另一方面可从以下几方面进行管理加以防范:
1、对员工实行佩戴工卡制度:上下班时由主要出入口安全管理人员负责对进入工作区域的员工佩戴工卡情况进行查验,佩戴有效工卡的放行;未带工卡的员工,由同行佩戴有效工卡的员工确认后,在未戴证件登记表上登记,记录由员工自己填写,值勤安全管理人员证明确认,并发放临时出入卡,对无工卡又无证明人员的禁止让其进入企业工作区域,这样充分地保证了不法之徒的趁机混入从事不法活动。
2、对带出物品通过逐级审批的方式给予确认:对员工需携带公司较保密物品外出的员工,可由其按照事先制定的相关工作流程进行操作,将携带物品的相关信息如名称、编号、数量、出门时间等先由部门安全责任人审核批准,再由信息安全部主管审批,审批后再通过相关的流程转发送给物业公司安全岗位人员,出门时由安全岗位人员按审批后的具体内容检查核对,准确无误后方能放行,否则一律不让员工携带公司物品未经审批而出门。
3、日常员工下班时实行物品检查制度:对员工携带提包出场时,由员工主动打开提包接受检查,如果员工因忘记没有主动打开所带提包检查的,安全管理人员应礼貌地用语言或手势提醒该员工自觉打开提包接受检查,由员工自己翻动包内物品,检查内容仅限于包内有无便携机、光盘、磁盘、存储介质和其它与企业内部资料有关的物品。对于携带与企业有关资料外出的员工,将对所带物品暂时扣留处理,并详细登记带该类物品外出员工的姓名、工号、部门、带物外出时间等详细信息,及时上报企业的信息安全管理部门处理。
以上三项管理措施如果操作适应,则能较有效地从内部保护信息机密的流失。
(三)物业安全管理人员的信息安全管理
因物业公司的安全管理人员是“人防”中的核心力量,也是做好企业信息安全的执行者,他们最有条件、最有机会接触到企业内部的机密信息。因此对安全管理人员的管理也成为企业信息安全管理的一大重点,为此这里提出了对安全管理人员的十大要求,对违反要求的视情节轻重从严处理:
1、安全管理人员对于责任区域内的安防系统、工作规律、岗位设置、防控措施、管理规程等涉及到安全管理及客户机密的事项须严守秘密,不得与任何无关人员谈论;
2、安全管理人员在执勤或生活中不得窥探或试图窥探企业员工的工作情况或有关工作的言谈;
3、对于客户的工作项目,安全管理人员不得询问或试图询问;
4、非特殊情况且经过主管领导批准,不得私自带外人进入工作区域;
5、非工作需要且经主管领导批准,不得携带录像用具进入工作区域;
6、未经他人许可,不得私自动用或试图动用他人物品;
7、不得以任何理由与企业工作人员串通,携带或试图携带企业内部资料外出;
8、不与任何无关人员提及工作变动和岗位调整事宜;
9、参与执行安全防范任务或工作会议的人员不得将任务或会议内容向任何无关人员透露;
10、总之安全管理人员必须做到:不该说的不说,不该做的不做,不该看的不看,不该讲的不讲,不该问的不问,不该拿的不拿。
(四)对在企业内其他工作人员的安全管理
对在企业的其他工作人员如清洁人员、绿化人员和临时施工人员等等,安全管理部也须从严管理。对人员出入实行有效控制,并制定签到制度,所有人员进入各大堂安全岗位时,须向安全管理人员提供一份当次出入人员清单,由安全管理人员逐一核实后放行,并将清单留存。进入时所带物品应与工作有关,无关物品原则上不得带入工作区域。确因工作需要或其它原因要带入物品时,须经安全管理人员检查并登记在带入物品登记表内,以便物品带出场时核实,凭该登记单仔细核对无误后方能放行。任何超出指定区域的行为都将受到安全管理人员的严格盘查,并将作为违规记录进行通报。对一些必须进入到企业核心领域的工作人员,安全管理部应根据实际需要,派专人对其行动进行全程跟进,起到良好的监控效果。
对于人员的信息安全管理是一项长期的、复杂的过程,这就使得物业公司的安全管理人员要长年付出艰辛的汗水。首先要树立对工作的高度责任心,对安全管理工作要融入自己满腔的工作热情,兢兢业业、一丝不苟。其次要有良好的服务态度,要做好安全管理工作必须严格执行企业的各项管理制度,这就势必影响到其他人员的眼前利益,必然有人会不理解,为此具备良好的服务意识、服务态度也是极为重要的,只有通过良好的服务态度才能让员工理解、相互配合,这样才能做好安全管理工作。最后安全管理人员必须树立自信心,俗话说的好“有信心未必能赢,但是没有信心就一定会输”。因此,只要树立了能将安全管理工作做好的信心,加上良好的服务态度和高度的责任心,再配合高科技的“技防”设备,二者之间紧密配合,有效实施,物业管理是一定能够将企业的信息安全管理达到理想的期望值。
总之,物业管理经过20多年的快速发展,目前已初具产业规模,随着《物业管理条例》的出台,物业管理也面临着更高层次的挑战,只有做好了高新企业的信息安全管理,物业管理才能向高新企业进军,也才能在高新企业内立足,也只有这样才能在充分发挥其强大的社会效用及功能的过程中,展现出行业的真实魅力,才能在社会的普遍关注中获得广泛的理解与支持,由此而使物业管理从根本上步入一个新的发展境界。
招商局物业 孟庆江 张春群